Personalwesen gestalten

Human Resources pragmatisch

Es ist oft so eine Sache mit den Personalthemen: gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen gibt es entweder zu wenig Kapazität für eine Personalabteilung, oder im Gegenteil, eine zu große Abteilung, die viel zu bürokratisch funktioniert. Dann hakt es in den Abläufen, die Strukturen sind nicht auf reibungslose Prozesse ausgelegt – die Personalarbeit stockt, anstatt das ganze Unternehmen zu unterstützen. Was tun?

Es ist klar, aber manchmal nicht ganz einfach: Kritisch draufschauen, gnadenlos bereinigen, angemessene Kapazitäten zur Verfügung stellen, zeitraubende Aufgaben auslagern. Ich mache das für Sie. Sehe zu, wie wir Ihre Personalthemen auf Vordermann bringen – von der Abrechnung und Mitarbeiterbetreuung bis hin zu den Prozessen und Strukturen der Personalabteilung, genau passend zu Ihrer momentaten Unternehmenssituation. So, dass die Personalarbeit die Strategie Ihres Unternehmens sinnvoll unterstützt.

Am Ende sehen wir garantiert Ergebnisse. Lesen Sie mehr dazu, wie ich diese Themen bei meinen Kunden bereits vorangebracht habe.


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HR: Was Sie brauchen

Welche Art von Personalarbeit Sie brauchen, hängt sehr davon ab, an welchem Punkt Ihr Unternehmen gerade steht – wachsen Sie, strukturieren Sie um, sind Sie etabliert oder im Aufbau?

Das Personalwesen muss immer die Unternehmensstrategie unterstützen. Und weil diese in jedem Unternehmen einen anderen Fokus hat, muss die Personalarbeit genau dazu passen. Genau hier komme ich ins Spiel: Oft werde ich dann hinzu geholt, wenn …

Wichtig ist bei all diesen Themen: Human Resources soll helfen, das gesamte Unternehmen voranzubringen und Mitarbeiter und Führungskräfte zu befähigen, das Unternehmensziel zu erreichen. Die Personalarbeit ist dafür Mittel zum Zweck. Nicht mehr – aber auch nicht weniger.

Projektbeispiele

Wie ich Personalarbeit mit meinen Kunden umgesetzt habe

Wenn Personalarbeit die Strategie unterstützen soll, genügt es nicht, Personal nur zu verwalten. Vielmehr ist der gesamte Bereich im Sinne der Unternehmensziele anzupacken. Von der Personalverwaltung zur Personalgestaltung heißt, alle Themen anzugehen: Mitarbeiterbetreuung und Entgeltmanagement, Personalentwicklung und Mitarbeiterzufriedenheit, Recruiting und Personalmarketing, Arbeitsrecht und Personalplanung, Kommunikation und Gesundheitsmanagement.

Mir geht es darum, Ergebnisse zu sehen – auch wenn es zunächst einmal unbequem wird. Das haben auch meine bisherigen Auftraggeber gespürt:

Lohnanpassungen an den Mindestlohn – und die Belegschaft überzeugt

In einem Textilreinigungs-Unternehmen mit rund 30 Mitarbeitern mussten die Löhne an den Mindestlohn angepasst werden. Zwar lagen die Löhne tatsächlich darüber, doch der Stundenlohn war jeweils zu niedrig, um dem Gesetz zu entsprechen. Die Herausforderung: den Grundlohn auf Gesetzesniveau zu heben, ohne die Gesamtpersonalkosten wesentlich zu erhöhen. Gleichzeitig war natürlich wichtig, dass die Mitarbeiter nicht frustriert, sondern motiviert werden. Also ein heikles Thema.

Deshalb haben wir einen zusätzlichen variablen Anteil als weiteren Leistungsanreiz eingeführt. So wurden die fleißigen Mitarbeiter belohnt, und die bisher weniger engagierten bekamen einen deutlichen Anreiz, sich anzustrengen und dadurch selbst beeinflussen konnten, eine bessere Vergütung zu erreichen. Denn das Interesse der Geschäftsleitung war klar: die Mitarbeiter sollten gut verdienen. Zudem legten wir die neue Lohnstruktur vollständig offen. Somit war sie transparent und nachvollziehbar für alle – das wirkte fair. Die Mitarbeiter haben sie gut akzeptiert.

Führung in Mitarbeitergesprächen

Der Vertriebsleiter in einem Internetgroßhandel mit 70 Mitarbeitern hatte immer wieder Schwierigkeiten, die Mitarbeitergespräche klar zu führen. Er wurde von manchen Mitarbeitern wenig ernst genommen. So führte ich einige Gespräche mit ihm gemeinsam, coachte ihn gleichzeitig darin, Gespräche entschlossener zu führen: mit Verständnis für die Argumente der Mitarbeiter, aber auch mit Klarheit. Er musste lernen, die Vorschläge seiner Mitarbeiter zu delegieren und nicht selbst jede Ausführung zu übernehmen. Ich begleitete einige Gespräche, die er führte – und konnte ihm am Ende aufzeigen, wo er sich vom Mitarbeiter zu sehr instrumentalisieren ließ, ohne es zu bemerken. Ich zeigte ihm, wie er Grenzen ziehen konnte. Sofort haben sich seine Gespräche verändert und er konnte neue Erkenntnisse schnell anwenden. Gemeinsam haben wir im Laufe des Coachings einen Leitfaden entwickelt, der ihm in Zukunft durch die Gespräche hilft.

Im Chaos strukturieren

Bei einem Systemanbieter für Transport- und Ladungssicherung, 80 Mitarbeiter, war im Personalbereich einiges durcheinander geraten. Das Unternehmen war über die Jahre gewachsen, und die Geschäftsleitung hatte die Mitarbeiter lange Zeit einfach machen lassen. Nun galt es, System in die Abteilung zu bringen, Prozesse gerade zu ziehen und dabei zu verschlanken. So prüfte ich zunächst, was von dem Vorhandenen gebraucht wurde und brachte Ordnung ins Chaos. Zusätzlich entschieden wir, den Gehaltslauf an einen externen Anbieter auszulagern und richteten dafür einen entsprechenden Workflow ein.

Einen eigenen HR-Bereich aufbauen

In einem Sales- und Service-Unternehmen für Industriedrucker war ursprünglich die Assistentin der Geschäftsleitung auch mit den Personalthemen betraut. Nachdem das Unternehmen gewachsen war, hat es nicht mehr gereicht, den Personalbereich „mit zu machen“. Es war nötig, eine eigene Abteilung dafür einzurichten. Ich übernahm diesen Bereich interimsmäßig. Wir starteten damit, die administrativen Prozesse zu systematisieren: stellten die Handakten auf Lose-Blatt um und richteten zusätzlich digitale Personalakten ein – mit einheitlicher Benennung für schnelles Finden. Wir führten eine umfassende Mitarbeiter-Datenbank auf Excel-Basis ein und, ebenfalls excel-basiert, eine Überstundenerfassung.

Im weiteren Wachstum galt es, eine Stelle für einen internen Recruiter zu schaffen und den Recruiting-Prozess zu gestalten. Nachdem die Abteilung auf Vordermann war, stellte ich neben dem Recruiter eine Personalassistentin ein. Als das junge Team eingearbeitet war, wurde eine Personalleiterin gesucht und gefunden und ich konnte den Bereich übergeben.

Wie viel Personalabteilung ist richtig?

Bei einem Hersteller im Werkzeugbau ging die bisherige Personalassistentin in den Ruhestand, sie hatte die Personalthemen alleine betreut. Nun gab es die Möglichkeit, den Bereich für die Zukunft neu zu gestalten. Das Unternehmen war mit 50 Mitarbeitern genau an der Schwelle: brauchte es mehr Kapazitäten für HR? Oder sollte lieber noch mehr ausgelagert werden? Zu Anfang zogen wir Bilanz: Was gab es in den einzelnen HR-Bereichen, was sollte beibehalten und vereinfacht werden, was komplett geändert und was konnte wegfallen? In einer Übersicht über den gesamten Bereich setzten wir Prioritäten und leiteten den Fahrplan für das nächste Jahr daraus ab. Mein Konzept für die neue Struktur ergab eine Teilzeitstelle mit der Option auf Erweiterung innerhalb der nächsten Jahre – entsprechend dem Unternehmenswachstum. Dafür wurde die Administration stark vereinfacht und der Verwaltungsaufwand auf ein Minimum reduziert. Im Bereich Personalentwicklung sahen wir zunächst eine Teilung der Verantwortung vor: Personalseitig wurden die Systeme administriert, die Führungskräfte waren für die Durchführung zuständig. Die Gehaltsabrechnung und Urlaubsadministration blieb in der Buchhaltung angesiedelt, wo es ausreichend Kapazitäten dafür gab. Personalbeschaffung war zu diesem Zeitpunkt noch nicht notwendig, dennoch haben wir bereits Kontakte zu Personalvermittlern aufgebaut. Zudem führte ich auch Ziele und Mitarbeiterjahresgespräche ein – mit Leitfaden, nach dem Führungskräfte vorgehen konnten. Zu Ende des Projektes hatte der Kunde ein Konzept an der Hand, mit dem er entscheiden kann, ob und wo das Unternehmen weitere Ressourcen für den Personalbereich braucht.

Über mich

Schon während meines dualen Studiums der Betriebswirtschaft mit Anfang 20 habe ich einen Ausbilderschein gemacht und die innerbetriebliche Ausbildung im Unternehmen übernommen. Seitdem haben mich die Personalthemen nicht losgelassen, ich habe mich nie nicht um Personal gekümmert. Bei Human Resources geht es um die Menschen im Unternehmen – das ist es, was mich interessiert. Ich schaue mir an, wo die Unternehmen gerade stehen und ob ihre Personalabteilung dafür richtig aufgestellt ist. Denn ein Unternehmen im Wachstum braucht ganz andere Personalarbeit als ein etabliertes Unternehmen oder eines, das gerade restrukturiert wurde. Manchmal ist Personalsuche und Mitarbeiterbindung wichtig, manchmal müssen es Trennungsgespräche sein. Immer geht es darum, dass die Personalarbeit die aktuelle Unternehmensstrategie unterstützt.

Eine Eigenheit von mir: Die Arbeitsumgebung inklusive allem „Papierkram“ soll nicht nur pragmatisch sein, sondern auch noch gut aussehen. Ich nutze liebend gerne Farben, um zu strukturieren – meine Berichte oder auch Akten- und Ordnersysteme. Der rote Faden in meinen Berichten ist schnell erkennbar, die Farben im HR-Bereich helfen meinen Kunden, Übersicht und Ordnung zu halten.

Lesen Sie mehr über mich in meinem Faktenprofil, das ich Ihnen gerne per E-Mail zuschicke.

Kontakt

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